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單天的會(huì)議，由于日程較少，所以編排起來較為簡(jiǎn)單，但是如果是多天的大型會(huì)議或是學(xué)術(shù)會(huì)議，分會(huì)場(chǎng)眾多，演講嘉賓人數(shù)和會(huì)議日程數(shù)量少則幾百，多則上千，其日程編排的難度就會(huì)陡然增加。
通過以往的辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)我們發(fā)現(xiàn)，大型會(huì)議和學(xué)術(shù)會(huì)議主辦方在進(jìn)行日程與嘉賓管理時(shí)，通常會(huì)面臨以下難題：
- 時(shí)間長(zhǎng)、會(huì)場(chǎng)多，如何管理日程場(chǎng)地？
- 數(shù)千條會(huì)議日程，如何快速安排？
- 上千條會(huì)議日程安排，如何確保不沖突？
- 某項(xiàng)議程臨時(shí)有變，如何快速調(diào)整修改？
- 近百位演講嘉賓，其信息如何收集管理？
……
日程與演講管理
百格活動(dòng)深耕活動(dòng)行業(yè)多年，有著豐富的會(huì)議活動(dòng)管理經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)大型會(huì)議和學(xué)術(shù)會(huì)議中復(fù)雜的日程管理工作，百格活動(dòng)為主辦方提供了一套專業(yè)的解決方案，可以幫助主辦方高效地解決日程管理難題，提升辦會(huì)效率。
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高效管理會(huì)議日程場(chǎng)地
多天的會(huì)議日程和多個(gè)會(huì)議場(chǎng)地交叉，經(jīng)常會(huì)讓主辦方無法總覽全局，在管理編排日程時(shí)總是顧此失彼。
百格的日程安排功能支持批量添加會(huì)議場(chǎng)地，多個(gè)會(huì)場(chǎng)可以快速導(dǎo)入，添加和導(dǎo)入場(chǎng)地之后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成以場(chǎng)地、時(shí)間兩個(gè)維度進(jìn)行排序的列表，主辦方可以清晰地查看每天每個(gè)會(huì)議場(chǎng)地的日程安排情況，在線調(diào)整會(huì)議日程，管理會(huì)議場(chǎng)地。
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一鍵安排多個(gè)會(huì)議日程
面對(duì)數(shù)以千計(jì)的會(huì)議日程，主辦方安排起來總是顯得力不從心。以傳統(tǒng)的人工編排方式，要完成多個(gè)場(chǎng)地上千條日程的安排，即便是幾個(gè)人同時(shí)協(xié)作完成，也需要花費(fèi)好幾天的時(shí)間，效率非常低下。
百格的日程管理功能，可以實(shí)現(xiàn)一個(gè)小時(shí)內(nèi)完成千條日程編排工作，大幅提高日程安排效率。主辦方只需要將單條日程的時(shí)長(zhǎng)、間隔及茶歇頻次設(shè)置成固定模板，就可以在安排日程時(shí)一鍵套用模板，快速生成一整天的會(huì)議日程。
（百格活動(dòng)系統(tǒng)測(cè)試：自由調(diào)整日程順序）
完成整體編排后，主辦方還可以對(duì)單個(gè)日程進(jìn)行內(nèi)容和順序的自由調(diào)整。
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系統(tǒng)自動(dòng)排查沖入日程
會(huì)議日程一多，特別容易出錯(cuò)，尤其是通過人工進(jìn)行日程編排時(shí)，在日程安排結(jié)束后，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)所編排的日程有很多地方存在沖突。
要解決如此類的沖突，需要重新對(duì)會(huì)場(chǎng)、時(shí)間與嘉賓演講信息進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，然后再做出修改調(diào)整，但是即便如此，稍有不慎還是會(huì)出現(xiàn)遺漏與重復(fù)。
（百格活動(dòng)系統(tǒng)測(cè)試：自動(dòng)彈出日程沖突提示）
百格的日程安排帶有自動(dòng)檢測(cè)功能，主辦方在進(jìn)行日程編輯時(shí)，后臺(tái)會(huì)同步開啟日程檢索功能。在會(huì)議日程發(fā)生沖突時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出提示框，提醒日程安排存在沖突，添加失敗。
這一功能可以幫助主辦方杜絕嘉賓時(shí)間沖突、會(huì)場(chǎng)沖突、講題沖突等錯(cuò)誤的日程安排的出現(xiàn)。
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單個(gè)日程快速修改調(diào)整
通過百格安排好的會(huì)議日程，可以隨時(shí)在線進(jìn)行修改和調(diào)整。如需增加、刪減或調(diào)整某個(gè)日程，主辦方只需在后臺(tái)進(jìn)行添加、刪除或拖拽即可完成相應(yīng)的修改操作。
主辦方不用擔(dān)心整體的議程會(huì)被打亂，因?yàn)橄到y(tǒng)會(huì)自動(dòng)調(diào)整相應(yīng)的日程時(shí)間和安排，無需你逐個(gè)重新調(diào)整。
（百格活動(dòng)系統(tǒng)測(cè)試：?jiǎn)蝹€(gè)日程刪除后時(shí)間自動(dòng)調(diào)整）
此外，后臺(tái)完成日程修改，前端展示頁面也會(huì)實(shí)時(shí)完成修改更新。
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嘉賓演講信息在線收集
為了豐富會(huì)議內(nèi)容，增加日程的吸引力，主辦方通常會(huì)重金邀請(qǐng)演講嘉賓，為參會(huì)者提供精彩的知識(shí)內(nèi)容。
但是一場(chǎng)會(huì)議近百位演講嘉賓，如果要逐個(gè)進(jìn)行電話或拜訪邀請(qǐng)的話，難度會(huì)非常大，而且嘉賓和演講主題一多，要將其個(gè)人信息和演講信息進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)管理，也是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。
百格為主辦方提供了兩種邀約嘉賓演講的方式，一種是通過邀約自主添加嘉賓演講，主辦方只需將邀約成功的演講嘉賓信息加入嘉賓庫(kù)，便可為其安排主題演講。
（百格活動(dòng)對(duì)外收集演講在線申請(qǐng)頁面）
另一種是開啟對(duì)外收集演講功能，想要參會(huì)的演講嘉賓可以在線提交演講申請(qǐng)信息，主辦方審核通過后便可參會(huì)演講。
嘉賓個(gè)人信息、演講主題、演講稿狀態(tài)、日程安排與否等信息，主辦方都能在后臺(tái)進(jìn)行直接查看和管理。針對(duì)未及時(shí)上傳演講稿的嘉賓，可以在線快速發(fā)送郵件進(jìn)行提醒。
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由于日程安排工作量大且較為復(fù)雜，主辦方通常會(huì)安排較多的人力和時(shí)間來完成這項(xiàng)艱巨的任務(wù)。
而利用百格的活動(dòng)日程與演講管理系統(tǒng)，上千條會(huì)議日程，主辦方只需安排一個(gè)人用1個(gè)小時(shí)就可以完成，可以極大地降低人力和時(shí)間成本，提高工作效率。
（部分圖片源自網(wǎng)絡(luò)，侵刪）
【來自百格活動(dòng)】
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